毎日が楽しくなる『５つのちから』実践編‐#04
そもそも仕事が暇にならないんで、自分には実践できないから、ムリ!!
なぜ仕事が暇にならないのでしょうか? 忙しいのは当たり前?
どうやって、この誰もが抱えている問題を解決したのか、このブログを見てくれている『あなた』だけに紹介します。
答えは、簡単です。『常に意識』することを怠っているからです。
Step02 個々の生活行動を意識することで、生活行動の効率化、そして、さらなる時間的余裕を手に入れましょう。では、これから私が実践してきた生活行動の効率化プラットフォームをご紹介します。今回は特に仕事にフォーカスして、お話します。
まず、はじめに『あなた』に確認したいことがあります。仕事が暇にならない、忙しい原因(本質)が何であるのか、突き詰めて考えたことがありますか？
私自身も、そうでしたが、なかなか、考える機会や余裕、そう言った視点って、持てないんですよね。結局、仕事が忙しいのは『自分のせい』なんです。当時の私は『周りのせい』にしていました。
仕事が忙しいのは、日々の行動の積み重ねの結果です。アウトプットレベル(仕事の成果)が要求水準に満たない、納期に間に合わない、仕事量が多すぎるとか、色々抱えていることだと思います。
この原因は、実践編‐#03でもお話したように、普段と同じような仕事のやり方(無意識)で、とりあえずの行動を日々積み重ねていくからなんです。まず、現状を変えたければ、何かを変えなければならないんです。そう、『常に意識すること』なんです。
ただし、仕事のやり方を変えるということは、普段と違う行動をとる分、普段以上に時間が掛かってしまい、シンドいだけに終わってしまうリスクがあることに注意。なので、次に大事なことは、このリスクの低減です。
それは、とりあえず(無意識)をやめることです。一つ一つの行動を意識して、必要なレベルに達している、達していないという判断基準(指標)を持つことが重要で、一番の近道です。
この指標を得る方法は簡単。『逆算』です。最終的な目標(成果)を得るための必要項目(要求レベル、労力、所要時間)を書き出す。そして、必要項目の優先順位を決める。
優先順位の決め方は、非常に簡単です。必要項目を並べて、関連する項目をグループ分けしてください。そして、グループの優先順位を決めます。先に取り掛からないと、次のグループに取り掛かれないものから順に行動(作業)を開始。グループ内も同じように、先に取り掛からないと、次の必要項目に行けないものから順に行動(作業)を開始するっていったように優先順位を決めてください。これも行動の細分化です。
ただし、優先順位を決めたからと言って、すぐに行動(作業)を開始しては行けません。次に作業スケジュールを作成してください。まず、所要時間を積み上げて、納期に間に合うかをチェックしてください 。また、何かあったときのマージンも見積もっておいてください。ギリギリは絶対ダメ。
そして、見積り結果がオーバーしている場合は、元々要求されている仕事の達成度100%を目指してはいけません。絶対失敗します。チャレンジと無謀は違います。自分の能力を過信しないでください。ここまで書き出した情報があれば、お客さん、ないし上司と納期に見合ったレベルになるように、各必要項目を調整、納期交渉することが出来るはずです。
ここでレベル調整が出来なかったとしても、『事前報告』しておくことが重要です。納期当日に、いきなり間に合いませんでしたって報告は、『会社の信用』だけでなく『個人の信用』も失ってしまいまうので注意。
あと『やりもしないのに何で出来ないって言い切れるんだ』って言ってくるヒトへは、毎日進捗報告を実施してみてください。また遅れている場合には、原因(課題)を明確に報告。そして対処法を相談するか、提案してください。これをやるだけで、周りの『あなた』を見る目が変わってきます。はじめは面倒だと思うかもしれませんが、その効果を一度体験されたら、その労力は未来、自己への『先行投資』だと、気付けるはずです。まずは、だまされたと思って実践してみてください。
そして、レベル調整できたとしても陥りやすいミスがあるので注意。真面目なヒト程、各必要項目に100%の達成度を求めてしまうんです。これが、一番ダメです。70%くらいでいいんです。なぜなら、『残り30%をきっちりやって100%にすること』は、『0%から70%までにすること』と同等、それ以上の労力とコストが必要となってしまうので、１つの必要項目に時間を掛け過ぎてしまい、スケジュール遅延、納期に間に合わない原因になってしまいます。まず、納期に間に合わない、調整後の必要最低限のレベルに達していないというのは論外です。
よって、はじめに70%くらいの達成度で、とにかく優先順位が最後の必要項目までザックリやる。そして、全体を把握してから、はじめからチェックし、整理してから必要な修正を行う。そして、時間があれば、達成度を上げていくという手法を身につけてください。これを実践することで、作業効率が劇的に改善します。
これは、一つ一つ100%の達成度を積み上げて行くことは、事実上不可能に近いからです。人間なので見落としが絶対あります。先の必要項目に進むにつれて、見落としていた点、考慮しないといけなかった点が次々に出て来ます。最後の必要項目までに辿り着く頃には、何度もやり直しの作業が発生し、予想以上の労力と時間が掛かってしまったという経験をしたことがあるはずです。
次は『必要項目(本質)を見抜くことができません』って聞こえてきそうですが、これも逆に、どうして本質を見抜くことができないのか、突き詰めて考えたことは過去にありますか?
必要項目(本質)を見抜くことができないのは、ほんとの意味で与えられている仕事、作業の意味、意図を理解できていないからです。これは、その仕事をやる上での情報(知識)が圧倒的に足りてないためです。これも『自分のせい』なんです。常に意識して『情報収集』を行うことが大事です。まずはネットで調べる。本を読む。知っているヒトに聞くことです。
ここまで色々話しましたが、今日のまとめです。
必要項目(本質)を見抜き、優先順位(問題解決までの最短ルート)を設定、最終的な目標まで一つ一つのクリアしていく『戦略』を常に意識、イメージすることが、大事なのです。
常に意識することは、普段から実践してないと、かなりシンドいです。でも、人生の半分以上は『仕事』をしないといけません。『あなた』が現状に満足していないのであれば、実践あるのみです。
人生の半分以上のウェイトを占める仕事を効率的に出来るようになれば、節約できる時間も大きなもの。時間的余裕ができれば、精神、心の回復、余裕も持てるようになるはずです。想像してみてください。節約できた時間は、すべて自分の好きなことに使えます。生活が劇的に変わるところを!!
では明日は、節約できた時間の有効的な使い方、時間のマネージメントついて、ご紹介したいと思います。
